Miért használjon céges e-mail címet?

A honlapon vagy egy névjegykártyán feltüntetett e-mail cím sokat elárul egy vállalkozásról. Mégis rengetegszer tapasztaljuk, hogy cégek ingyenes e-mail címet használnak (pl. Gmail, Hotmail, Freemail, Citromail, stb.).

Jó választás ez az üzleti életben? Hatással van a vállalkozása megítélésére? Vegyük sorra, hogy milyen előnyei származnak abból, ha inkább céges levelezéssel rendelkezik.

 Hitelesség, egyediség

Komoly cégeknél biztosan nem fordulhat elő, hogy nem saját e-mail címekkel rendelkeznek.  Cége hitelét emeli, ha van a saját domain-hez tartozó e-mail címe. Szívesebben bízik meg a vevője egy olyan cégben, aki ad magára ezen a téren is.

 Felismerik, honnan jött a levél

Miért reklámoznánk a nagy multikat, ha közben saját cégünkkel tehetnénk ezt? A vásárló a levél feladójáról már tudni fogja, kitől érkezik az üzenet. Ez a későbbi e-mailek közti keresésben is előnyökhöz juttathatja.

 Megjegyezhetővé teszi cégét

Ha egyre több helyen látja a vásárló vállalkozása nevét, könnyebben megjegyzi, és később hamarabb eszébe is fog jutni. Ez óriási előnyt jelent, ráadásul nem kerül semmibe sem!

 Mindenkinek lehet saját e-mail címe cégen belül

Ha az Ön cégénél több kolléga is dolgozik, akkor mindenkinek, vagy minden területnek lehet saját e-mail címe. Így nem keverednek bele kollégái a közös levelekbe, nem okoz fennakadást a munkavégzésben. Ezek beállítása néhány percnél többet nem vesz igénybe, és nemcsak a céget teszik komolyabbá, hanem a munkafolyamatok hatékonyságát is növelik. Ne feledje azt sem, hogy a cég alkalmazottja az Ön cégét képviseli e-mail címével.

 Nagyobb eséllyel nyitják meg a levelet, és kisebb eséllyel lesz spam

Rengeteg levélszemetet, vagyis spam-et kap mindenki. Néhány levelet eleve kiszűrnek a levelezőprogramok szűrői, ezek már nem is jelennek meg a beérkezett üzenetek között. Mennyi bosszúságot okoz és milyen hátrányt jelent, ha emiatt nem kapja meg a címzett az Ön levelét!

Jó hír viszont, hogy a spamszűrők kisebb eséllyel szűrik ki az Ön levelét, ha nem ingyenes e-mail címe van, hanem a cég domain-jéből képezi e-mail címeit. A felhasználók is szívesebben nyitják meg ezeket a leveleket, mert személyesebbnek érzik, nekik szólónak.

És jöjjenek a technikai információk, amiből kiderül, hogy milyen egyszerű is mindez:

• Ha már van tárhelye és van saját domain neve, akkor már teljesen ingyenesen létrehozhatja a céges e-mail címeket.
• Ha korábban ingyenes e-mail címe volt, átirányíthatja új e-mail címére a leveleket és már arról válaszolhat vevőinek, így egyetlen levele sem kerül rossz helyre. Egy idő után akár meg is szüntetheti korábbi ingyenes e-mail címét.
• A céges e-mail címek számos levelezőprogramhoz beállíthatók (pl. Outlook, Thunderbird). De természetesen okostelefonján is rálát a leveleire.
• Több gépet használ levelei követésére? Ha igen, akkor az imap beállítással mindegyik eszközön az aktuális állapota fog megjelenni a leveleinek, hiszen ez oda-vissza irányú kommunikációt tesz lehetővé.
• A tárhelyszolgáltatók többsége biztosít úgynevezett webmail szolgáltatást is, aminek a használatával bármilyen gépről, bárhonnan beléphet levelezésébe.
• És nem utolsó szempont az sem, hogy az ingyenes e-mail fiókokat gyakrabban törik fel. Nagy fejtörést és problémákat okozhat cége életében egy ilyen támadás.

Ha már mindenképpen ingyenes e-mail címet szeretne használni, úgy leginkább a Gmailt ajánljuk, mert messzemenőkig a legmegbízhatóbb szolgáltatás. Azonban a fent leírtakat érdemes megfontolnia, mielőtt döntene.